De nos jours, il faut admettre que presque la totalité des documents passera une partie ou l’entièreté de sa vie sur un disque dur. Cela entraîne son lot de problématiques et de procédures à mettre en place, notamment concernant la gestion des versions, la confidentialité des données ou tout simplement l’utilisation des espaces de stockage.

Pourquoi mettre en place un système de gestion documentaire électronique?

Tout comme les archives papiers, les documents numériques peuvent porter une valeur historique, juridique ou financière. Par conséquent, les lois et règlements s’appliquent également à eux. Bien que les documents papiers et numériques possèdent des valeurs équivalentes, des nuances importantes s’appliquent aux derniers pour la façon de les encadrer. Un système de gestion documentaire électronique permet, entres autres :

• d’établir des politiques claires concernant la gestion des courriels, des versions différentes du même documents et du nommage des fichiers
• de maximiser son espace de stockage en éliminant les doublons, les documents personnels ou sans valeur
• de respecter les lois et les règlements en vigueur, notamment la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et la protection des renseignements personnels
• d’assurer l’efficacité de chacun des employés en limitant les temps de recherche et en encadrant le nommage des fichiers pour que ce soit clair pour tous 

Comment procédons-nous?

Est-ce que la gestion électronique de documents doit nécessairement se faire à grands coûts, avec un logiciel complexe et onéreux? Pas du tout! Archives Lanaudière propose une solution simple, qui s’adapte à vos propres outils informatiques et à votre budget tout en étant d’une efficacité sans faille. 

Bien entendu, le début du processus commence par une analyse de vos besoins. Vos outils déjà en place seront revus et adaptés à la réalité du numérique. Ensuite, nous vous proposerons une politique adaptée à votre organisation et à votre façon de travailler. Une fois la politique et la structure de travail établies, plusieurs options sont alors examinées afin de trouver la meilleure solution qui correspond à la fois à vos besoins et votre portefeuille. 

N’hésitez pas à faire appel à nos services avant que votre serveur ne se transforme en fouillis indescriptible! Nos archivistes ont l’expertise pour vous conseiller et vous accompagner dans vos démarches.