Numérisation de documents

Archives Lanaudière offre des services de numérisation de documents. Nos services comprennent l’épuration, la préparation, la numérisation et l’indexation des dossiers, ainsi que le contrôle de la qualité des images numérisées. La numérisation est effectuée soit en noir & blanc, soit en couleur, ou bien une combinaison des deux, selon la qualité des originaux. Une fois le document numérisé, les images électroniques sont transmises au dossier informatisé de l’établissement, permettant ainsi aux employés de les consulter sur écran.

À cause des avantages considérables qu’elle offre, l’imagerie numérique effectue actuellement une percée impressionnante dans le monde de la gestion de l’information.  Telle entreprise en attend une réduction substantielle de ses dépenses de classement ou d’entreposage,  une autre, table sur une efficacité accrue du repérage des masses de renseignements qu’il manipule quotidiennement; une autre, enfin veut améliorer sa présence auprès de sa clientèle ou améliorer ses services. L’atteinte de ces objectifs cruciaux, et d’autres encore passent par la numérisation de l’information.

Dans un contexte d’efficacité maximale à des coûts minimaux, les gestionnaires doivent être attentifs face à ces développements technologiques. Archives Lanaudière qui numérise par année, plusieurs millions de documents est en mesure de vous assister dans cette démarche.

La solution de numérisation de documents d’Archives Lanaudière propose les étapes suivantes

1. Pour libérer rapidement les unités de rangement, Archives Lanaudière propose d’accueillir dans son dépôt moderne, sécurisé et à température et humidité contrôlées, les dossiers qui auront été choisis pour la numérisation. À la demande et sans frais, un dossier peut être transmis dans les minutes par courriel ou par télécopieur.

2. Une fois au centre d’archives, notre proposition comprend la numérisation de la masse documentaire par catégorie de documents, ce qui permettrait la destruction ultérieure des documents papier. Cette solution implique une indexation permettant la recherche et le repérage ultérieur des images créées.

3. En plus de permettre la récupération d’espace, la numérisation accélère la recherche et le repérage, et facilite la consultation des dossiers et le transfert de l’information, puisque les dossiers numérisés sont exportés directement sur le réseau informatique. La numérisation permet de plus, la sauvegarde et la protection contre les sinistres en conservant les données sur le réseau mais aussi, sur des supports amovibles en plusieurs copies entreposées dans des lieux sûrs.

Selon les attentes exprimées, les travaux à effectuer sont les suivants

1. Préparation des dossiers

• Enlèvement des pièces métalliques: trombones, broches, pinces, etc.
• Tri: Sélection des documents à numériser selon le type de document retenu (catégorie) et selon l’âge du document et sélection des documents à exclure de la numérisation.
• Catégorisation: Séparation des documents par grandes catégories et par année.
• Préparation d’une base de données regroupant chacune des catégories.

2. Numérisation

Par balayage optique des documents retenus, comprenant les éléments suivants :

• Contrôle image sur image de la qualité
• Encadrement, rognage et autres améliorations de l’original
• Numérisation

3. Transfert

Transfert des données numérisées sur un support amovible.

4. Indexation

À partir des grandes catégories (champs de recherche) retenues par l’entreprise, indexation à la pièce, image par image, selon les règles reconnues.

5. Assermentation

Certification confirmant que les travaux ont été faits dans le respect des lois, règlements et directives des autorités compétentes, selon les règles de l’art et en vertu du code de déontologie de l’Association des archivistes du Québec.

Service de numérisation de documents

Contrairement à ce que l’on croit généralement, le processus de transfert numérique (numérisation) ne consiste pas simplement à numériser des documents pour ensuite les enregistrer sur des disques externes à ranger sur une tablette. Le processus de numérisation se veut d’abord et avant tout un système de classement de documents dont l’application s’effectue selon une méthode rigoureuse et agréée par des archivistes professionnels.

Le repérage, la consultation et la transmission de l’information et la libération de l’espace sont les avantages majeurs de la numérisation.

Le processus de numérisation des documents consiste à classer (dossiers de patients, d’élèves, d’employés, contrats, liste des clients, lettre officielle, bail, etc.) dans une banque de données informatisée qui pourra être facilement consultée par l’usager. Mise à jour sur une base régulière, cette banque de données deviendra la «mémoire» de l’entreprise ou de l’organisme. Il en va de même pour tous documents historiques dont la valeur patrimoniale est inestimable pour les générations futures.

Archives Lanaudière peut vous offrir la numérisation, l’indexation et l’archivage de vos documents. Grâce à la numérisation, vous serez apte à réduire les coûts reliés à l’espace occupé par vos documents et à réduire les coûts associés au classement et à la recherche.

Pourquoi numériser vos documents?

• Pour optimiser votre temps
• Pour économiser de l’argent
• Pour accroître votre productivité
• Pour une sécurité accrue

Pourquoi indexer les fichiers?

• Accès instantané à vos documents
• Définition des champs de recherche personnalisés à votre organisme
• Possibilité de consultation simultanée d’un même dossier
• Fin des documents perdus ou mal classés

Avantages de la numérisation

• Archivage et numérisation de vos documents actifs, semi-actifs et inactifs
• Indexation selon vos normes
• Élimination du papier
• Protection de l’intégrité
• Numérisation de tout type de format
• Numérisation de photographies et de documents historiques

Archives Lanaudière est un organisme agréé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec.  Bibliothèque et Archives nationales du Québec est responsable de l’application de certaines dispositions réglementaires relatives à la gestion des documents et archives.

Grâce à son expertise professionnelle et à l’expérience développée au fil des années et parce que reconnu par Bibliothèque et Archives nationales du Québec, les organismes qui ont recours aux services d’Archives Lanaudière peuvent satisfaire adéquatement aux obligations prescrites par la Loi et les règlements.

Il est à noter que le guide d’imagerie numérique de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, impose des règles minimales en termes de choix du format et de qualité d’image. Il importe de connaitre ces règles afin que le document numérisé conserve toute sa valeur légale.

Consultez ici les règles et principes de la numérisation.